年賀状を自分でデータ整理する方法

年賀状が溜まって捨てられない。せっかくの思い出を残さずに捨てるのは気が引ける。そんな時は年賀状をデータ化して保存しましょう。

ただし手書きや毛筆書体がよく使われる年賀状は文字認識の精度が落ちるのでスキャンしてもほとんどが誤変換されます。そのためデータ化して管理する作業は難易度が高くなります。

今回は年賀状の整理方法についてまとめました。

２つのコース　30分か1週間か

一番簡単な方法なら30分程度でPDF化が完了します。年賀状と住所録を紐づけようとすると1000枚で1週間程度かかってしまいます。

初めて整理をするのであれば30分で終わるPDF化の方を推奨します。専用ソフトで管理するのは見た目がよく自己満足できるのですが手間がかかる割には年賀状を見返す機会はほとんどありません。

どちらのデータ化にもスキャナが必要です。両方のコースの作業内容をまとめておきます。

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富士通

一番簡単な方法は1年分毎の年賀状をまとめて1つのPDFデータに保存する方法です。共通フォーマットであるPDFなら多くのデバイスで表示できます。もう少し時間をかけてもよければスキャンする前に50音順に並べてみましょう。検索性が増すのでこれだけで必要十分な年賀状整理になります。

差出人や住所録情報と関連付けたいなら「筆王はがき整理」などの専用ソフトを使って整理します。ただし年賀状一枚一枚を情報に紐づけるので1000枚程度の年賀状だと1週間程度かかってしまいます。

保存形式はdatファイルになりますが拡張子をbmpにすれば共通フォーマットの画像ファイルとして利用できます。共通フォーマットであればソフトウェアがサポート終了してもデータは利用できるので安心です。

年ごとに分類する(20分)

喪中はがきや寒中見舞いも年賀状と一緒に含めて分類します。
50音順に並べる(1時間)

年賀状に対してOCRはほぼ役に立ちません。50音順に並べておくとデータ登録がしやすくなります。
専用ソフトでスキャンする(1時間)

ScanSnapを使って「筆王はがき整理」に取り込みます。ScanSnap Managerを利用しましょう。ScanSnap Homeは直接取込みができず一度JPGに変換する必要があります。

OCRの機能を外せないのでスキャンに時間がかかります。
年賀状ソフトから住所録情報を登録する(10分)

年賀状ソフト「筆まめ」の住所録をjad形式でエクスポートします。そのファイルを管理ソフト「筆王はがき整理」でインポートします。
はがきと人物をひたすら関連付ける(1週間)

登録した住所録の情報とスキャンした年賀状を一つ一つ紐づけていきます。スゴク時間のかかる作業です。