ねこ化

年賀状をデータ整理する2つの方法

年賀状の整理

年賀状が溜まって捨てられない。せっかくの思い出を残さずに捨てるのは気が引ける。そんな時は年賀状をデータ化して保存しましょう。

ただし手書きや毛筆書体がよく使われる年賀状は文字認識の精度が落ちるのでスキャンしてもほとんどが誤変換されます。そのためデータ化して管理する作業は難易度が高くなります。

今回は年賀状の整理方法についてまとめました。

2つのコース 30分か1週間か

一番簡単な方法なら30分程度でPDF化が完了します。年賀状と住所録を紐づけようとすると1000枚で1週間程度かかってしまいます。

初めて整理をするのであれば30分で終わるPDF化の方を推奨します。専用ソフトで管理するのは見た目がよく自己満足できるのですが手間がかかる割には年賀状を見返す機会はほとんどありません。

どちらのデータ化にもスキャナが必要です。両方のコースの作業内容をまとめておきます。

紙書類を減らしたいだけなら30分

年賀状整理

一番簡単な方法は1年分毎の年賀状をまとめて1つのPDFデータに保存する方法です。共通フォーマットであるPDFなら多くのデバイスで表示できます。もう少し時間をかけてもよければスキャンする前に50音順に並べてみましょう。検索性が増すのでこれだけで必要十分な年賀状整理になります。

年賀状PDFの作り方

年賀状PDFの作り方
  1. 年ごとに分類する(20分)
    年賀状整理
    喪中はがきや寒中見舞いも年賀状と一緒に含めて分類します。
  2. 50音順に並べない(0分)
    はがきと同じようにぺらぺらとページをめくれば検索できます。
  3. OCRなしでスキャンする(5分)
    年賀状整理
    ScanSnap Homeの初期画面
    「はがき・年賀状の整理」の編集画面を開きます。

    年賀状整理
    OCRは不要なので「検索可能なPDFにします」のチェックを外し「1つのPDFファイルにします」を選択してデータ化を行います。
  4. CubePDF Utilityで角度調整する(3分)
    年賀状整理
    Scanしたデータを見ながら角度調整を行います。角度調整はCubePDF Utilityが便利。
  5. Acrobat Readerで最終確認する(2分)
    年賀状整理
    最後に表示を「見開きページでスクロール」にすれば左右が宛名面と文面に分かれるので見やすく表示できます。

情報も関連付けたいなら1週間

差出人や住所録情報と関連付けたいなら「筆王はがき整理」などの専用ソフトを使って整理します。ただし年賀状一枚一枚を情報に紐づけるので1000枚程度の年賀状だと1週間程度かかってしまいます。

保存形式はdatファイルになりますが拡張子をbmpにすれば共通フォーマットの画像ファイルとして利用できます。共通フォーマットであればソフトウェアがサポート終了してもデータは利用できるので安心です。

専用ソフトの登録方法

専用ソフトの登録方法
  1. 年ごとに分類する(20分)
    年賀状整理
    喪中はがきや寒中見舞いも年賀状と一緒に含めて分類します。
  2. 50音順に並べる(1時間)
    年賀状整理
    年賀状に対してOCRはほぼ役に立ちません。50音順に並べておくとデータ登録がしやすくなります。
  3. 専用ソフトでスキャンする(1時間)
    年賀状整理
    ScanSnapを使って「筆王はがき整理」に取り込みます。ScanSnap Managerを利用しましょう。ScanSnap Homeは直接取込みができず一度JPGに変換する必要があります。

    年賀状整理
    OCRの機能を外せないのでスキャンに時間がかかります。
  4. 年賀状ソフトから住所録情報を登録する(10分)
    年賀状整理
    年賀状ソフト「筆まめ」の住所録をjad形式でエクスポートします。そのファイルを管理ソフト「筆王はがき整理」でインポートします。
  5. はがきと人物をひたすら関連付ける(1週間)
    年賀状整理
    登録した住所録の情報とスキャンした年賀状を一つ一つ紐づけていきます。スゴク時間のかかる作業です。

スキャンが終わった後は

年賀状ソフトを更新する

更新の必要があれば購入しておきましょう。

書き損じのはがき・当選したはがき

書き損じの年賀はがきは「現金」や「切手」に交換してもらえます。当選したお年玉付き年賀はがきと一緒に郵便局に持ち込みましょう。

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